التخطيط اليومي وتنظيم الوقت

✍عبدالرحمن بن عبدالله اللعبون :

من أكثر ما يضيع الوقت عدم وجود الخطط، فالذين يفشلون في التخطيط إنما يخططون للفشل، ونحن لا نستشعر مقدار الخسارة حينما لا نضع خطة، والمثل الإداري يقول: العجز عجزان؛ التقصير في طلب الشيء وقد أمكن، والجد في طلبه وقد فات.
قم بوضع الخطة قبل كل شيء في الصباح، قبل أن تتشتت أو تنشغل بمهام أخرى، وبعض الموظفين يجهز خطة العمل مباشرة قبل مغادرته لعمله، ويضيف البنود المستجدة خلال اليوم إلى القائمة.
وهذه بعض النقاط التي تبقيك مسيطرا على وقتك كي يكون إنجازك حسب ما خططت له؛
ارفض عمل الشيء غير المهم وأنجز العاجل والهام،
ضع تقديرات واقعية للزمن، ولا تحاول إنجاز الكثير دفعة واحدة،
ركّز على المهمة التي بين يديك ولا تدع عقلك يبتعد بعيداً، واتبع المسار الحرج،
خطط لمشاريعك والتزم بالخطة،
كن منتبها لأهداف العمل وأولوياته وتذكرها دوماً،
لا تنس ان تحدد المواعيد القصوى لنفسك وللآخرين مع الالتزام بها،
لا تتردد في الاجتماع مع الآخرين عندما يتعين عليك التنسيق،
راقب المقاطعات وبخاصة خلال وقت الذروة.
تنظيم أمورك على أساس يومي عامل كبير لجودة الإنتاجية، فضع قائمة المهام ونفذها، وحدّث إجراءات مكتبك ومنطقة العمل بشكل صحيح بحيث تستطيع أن تجد الأشياء المهمة عندما تحتاج إليها،
مما يعين على هذا التنظيم هو استخدام نظام الرد على المكالمات الهاتفية إذا لم تكن عاجلة وأنت مشغول بشيء آخر مهم،
وكذلك معالجة المقاطعات الشخصية والزائرين الذين يأتون دون موعد،
ولا تغفل عن تفويض الصلاحيات لمرؤوسيك عندما يقتضي الأمر التفويض،
وتعلّم كيف تتوقع المشاكل مع العمل بشكل جاد على منع حدوثها، مع وضع الخطط لحلها قبل أن تتطور وتصبح أزمات.
اجتماعك مع رئيسك والتأكد أن ما تقوم به هو متوافق مع مرئياته واحتياجات المؤسسة أمر مطلوب،
وراجع ما تقوم به وخذ الوقت الكافي للتفكير قبل التصرف،
مع جمع المهام المتشابهة مع بعضها البعض (الرد على المكالمات، والرسائل الإلكترونية، والتقارير) وأنجزها في حزمة واحدة.
تنسيقك وتخطيطك المشترك مع الآخرين في مجموعة العمل يعطي نتائج أمتن، ولا تهدر الوقت في الساعة الأولى من اليوم عندما تكون في ذروة نشاطك وتستطيع إنجاز أفضل الأعمال، وليكن في جدولك فسحة من الوقت للأمور غير المتوقعة، وكن قادراً على إدخال التغييرات عند الضرورة.