حضور الاجتماعات

عبدالرحمن بن عبدالله اللعبون
مدرب وناشط اجتماعي

الاجتماعات المهنية ليست مناسبات اجتماعية عامة يحضرها من يريد، بل يحضر الاجتماع فقط من دعي إليه، وله سبب حقيقي يستدعي وجوده، على أن يكون مستعدا له بقراءة جدول الأعمال والمحضر السابق والتعرف على أهدافه والموضوعات التي ستطرح للنقاش فيه، ويصل قبل موعد الاجتماع بوقت كاف كي يستجمع أفكاره ضمن سياق ما يتم تداوله من نقاط، ويندمج في جو الاجتماع، وأن يحرص على اختيار الوسيلة المناسبة لطرح موضوعه، وأن تكون منسجمة ومتوافقة مع الوقت المتاح له، بعد أن يكون قد جهز لذلك مسبقا، وخاصة إذا كان هناك عروض مرئية مصاحبة من بور بوينت وغيرها، والتأكد من كيفية عمل الأجهزة المستخدمة، وإن كان هو من سيقوم بإدارتها وتشغيلها أم غيره، وأن يجعل مساهمته في صلب الموضوع.
اختيار المشارك في الاجتماع لمكانه أمر مهم، وليكن مجلسه هادئا، وحديثه منظما ومرتبا، ويصغ إلى كلام محدثه باهتمام ولا يسأله الإعادة، مع التحدث بطريقة تمكّن الآخرين من سماعه وفهمه، مع تمكين التواصل البصري مع الحضور، ولا يضيع وقت المجموعة بمناقشة قضايا يمكن حلها بينه وبين أحد الأعضاء على انفراد خارج الاجتماع، والابتعاد عن المناقشات الجانبية أثناءه، وإذا أراد أن يُسمع رأيه بوضوح وأن يُعطى فرصة للحديث أكثر من غيره فأفضل مكان لجلوسه هو أمام المدير أو الشخص المؤثر، على أن يكون النقاش منصبا على المواضيع ذاتها، وإن كان هناك انتقاد فليكن للفكرة لا لصاحب الفكرة، فإن احترام العضو المشارك لوجهات نظر باقي الأعضاء المشاركين سيكون داعما له لأن تُحترم وجهة نظره كذلك.
إذا كان المشارك سيغادر مبكرا فعليه الجلوس بالقرب من مخرج صالة الاجتماع، وفي حال عدم تمكنه من حضور الاجتماع فبإمكانه الاتصال بمدير الاجتماع لإشعاره بذلك، وأنه قام بإنابة أحد آخر لحضور أعمال الاجتماع.